Come organizzare una convention aziendale efficace in 4 passaggi

Con questo post vogliamo darti qualche consiglio per organizzare una convention aziendale impeccabile in pochi e semplici passaggi, limitando al minimo malfunzionamenti e imprevisti.
Prendiamo in esame l’organizzazione della convention annuale della divisione OTC di Menarini, che da 5 anni sceglie FH55 Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi il Globo come location dell’evento.

1. Definisci gli obiettivi e il target della convention aziendale

Perché organizzare una convention aziendale? Cosa vuoi comunicare e a chi? È rivolta ai clienti, alla forza vendita o al personale interno? A seconda degli obiettivi individuati, l’approccio organizzativo sarà diverso; di conseguenza lo saranno anche il taglio e concept della convention.
Stefania Loli, segreteria della divisione OTC di Menarini racconta: “Ogni anno a dicembre organizziamo la convention aziendale rivolta alla forza vendita e agli informatori di tutta Italia, oltre che al nostro personale interno. Talvolta abbiamo lanci di prodotto, altre volte organizziamo semplici meeting. In base al contenuto che vogliamo comunicare, delineiamo la struttura della convention e delle singole giornate”.

Evento Menarini FH55 Grand Hotel Mediterraneo convention aziendale

“Quest’anno la convention si terrà il 19 e 20 dicembre. Ha l’obiettivo di presentare i dati di chiusura dell’anno e comunicare la strategia e i prodotti sui quali puntare per il 2019”.

2. Per ogni convention aziendale c’è una giusta location

Per una convention aziendale efficace devi fare attenzione al contenuto, ma anche al contenitore: quest’ultimo deve avere non solo le caratteristiche tecniche e logistiche adatte per ospitare l’evento, ma deve comunicare qualcosa di emozionale.
“Firenze è una destinazione dove i nostri ospiti vengono volentieri perché facilmente raggiungibile da tutt’Italia. FH55 Grand Hotel Mediterraneo ha poi un’ottima posizione, fuori dalla ZTL, che consente di arrivare in macchina, ma vicino alle principali attrazioni della città”.

“Qui ho la certezza di avere tutti i servizi di cui abbiamo bisogno e il personale rende tutto più piacevole: professionalità e umanità non sempre viaggiano insieme, ma in questo caso sì.”

Quando le persone contano

Oltre alla location valuta bene lo staff che ti supporterà nell’organizzazione della convention: deve essere empatico e capace di capire le tue necessità al volo.
Uno dei principali motivi per i quali ogni anno ritorniamo a FH55 Grand Hotel Mediterraneo, è la sintonia con lo staff: Adele ormai è diventata più lungimirante di me nel prevedere tutte le necessità organizzative e, conoscendo anche i nostri punti deboli, ci fornisce pieno supporto. Venire qui per me significa tranquillità e certezza che tutto filerà liscio, anche in caso di imprevisti”.

Adele, Congress & Event Dept Deputy Manager FH55 Grand Hotel Mediterraneo

“Tutto il team è disponibile a cambiare assetto rapidamente, sempre con il sorriso. Camere confortevoli e un buon ristorante si trovano ovunque, ma persone così sono rare”.

3. Pianifica nel dettaglio la logistica della convention

Una volta che hai individuato la location adatta e il team che ti aiuterà a rendere l’evento un successo, è giunto il momento di stilare nel dettaglio il piano logistico-organizzativo, che comprende le sale meeting, gli allestimenti, i servizi ristorativi, i coffee break, l’accoglienza e pernottamento degli ospiti.
“Quest’anno abbiamo chiesto la sala plenaria per 180 persone. Ci divideremo poi in due sotto plenarie, una per i venditori e l’altra per gli informatori, per approfondire nel dettaglio le rispettive strategie per l’anno nuovo. Ovviamente abbiamo predisposto i servizi ristorativi, pernottamenti e coffee break per tutti gli ospiti, per entrambe le giornate di convention”.

Evento Menarini FH55 Grand Hotel Mediterraneo convention aziendale

4. Pensa all’intrattenimento

Un aspetto non trascurabile per una convention aziendale efficace è il coinvolgimento degli ospiti: è importante bilanciare il giusto mix di comunicazione e intrattenimento per rendere la convention aziendale non solo un evento professionale, ma anche piacevole.
“Per favorire la socializzazione degli ospiti, quest’anno abbiamo pensato di organizzare una cena in un locale di Firenze. Credo che questo sia un ottimo modo per fare una pausa dai lavori della convention e creare un momento di aggregazione informale”.

Cerchi una location a Firenze dove organizzare la convention della tua azienda? Entra in contatto con il nostro staff!

Francesca Pallecchi
Redattrice

Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!

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