Trend 2020 della Meeting Industry (Parte 1): i 3 driver da seguire per organizzare eventi che funzionano

Per organizzare un evento di successo è fondamentale aggiornarsi su quelle che sono le nuove tendenze del settore. Diamo un occhio ai trend trainanti del 2020 per la Meeting Industry.
A raccontarceli sono Julius Solaris, fondatore e redattore di EventMB, influencer e keynote speaker di eventi di settore di rilievo; Alessia Di Raimondo, Vice Presidente con delega alla Comunicazione per MPI Italia e Dario Cherubino, interaction designer e direttore creativo di Eclittica.

Ecosostenibilità, event design engagement e tecnologie innovative: le 3 caratteristiche degli eventi del futuro

L’evento del 2020 è amico dell’ambiente e all’insegna del benessere

Se fino a dieci anni fa l’ecosostenibilità di un evento era un aspetto secondario, oggi è una reale necessità.
“L’eliminazione della plastica monouso negli alberghi e negli eventi è sempre più diffusa – sostiene Julius Solaris –così come la sensibilità nella riduzione delle emissioni e nella scelta di utilizzare cibo locale e stagionale. In America opzioni vegetariane e vegane vanno a sostituire il consumo di carne e quindi a ridurre l’impatto che ne consegue. Tra i nuovi trend c’è anche l’eliminazione degli spostamenti aerei non necessari a favore di sistemi per fruire l’evento in virtuale”.

Fondatore e redattore di EventMB influencer e keynote speaker di eventi trend di settore
Julius Solaris – Event Industry Keynote Speaker and Author

Julius ha condotto alcune delle ricerche più innovative per l’industria degli eventi: oltre 3.000 eventi recensiti e 15.000 professionisti intervistati. È tra le persone più influenti del settore.

Alessia Di Raimondo parla invece del progetto Food for Good. “Questa iniziativa di Federcongressi è indubbiamente una delle best practice italiane per combattere gli sprechi di cibo e far sì che la ricchezza del catering di un evento diventi un’opportunità”.
Alessia Di Raimondo è cofondatrice e responsabile del Marketing e del Placement di BeAcademy. Oggi fornisce consulenza nel destination marketing e si occupa di creazione di contenuti per aziende e agenzie del settore turistico e MICE.

Vice Presidente con delega alla Comunicazione per MPI Italia, segue i trend trainanti del 2020
Alessia Di Raimondo – VP Communication MPI Italy

Anche il benessere è uno dei temi caldi per il 2020.
“C’è una forte sensibilità da parte dei planner per questo trend – spiega Alessia. Meditazione e yoga sono le nuove proposte in un programma d’incentivazione. Mindfulness è la parola chiave al centro di programmi formativi e l’equilibrio psico-fisico è quello che ispira contenuti educativi e attività ricreative”.
Il tema del benessere si ritrova sempre più spesso anche nel ‘piatto’ di un evento. Crescono le richieste di menù che conciliano gusto e salute.

Design ed engagement: le due facce di un evento che funziona

Un evento non deve essere curato solo dal punto di vista estetico. Per organizzare un congresso di successo è necessario mettere al centro il partecipante e favorire l’interazione.

Il coinvolgimento del partecipante è la parte cruciale dell’esperienza – sostiene Julius Solaris. È necessario un cambiamento nel layout delle meeting room: i congressi con un relatore che parla per ore di fronte alla platea sono destinati a fallire perché creano un ambiente ostile. La ricetta di un evento equilibrato dovrebbe avere un 25% di contenuti informativi e un 75% di momenti d’interazione”.

Il trend è quello di coinvolgere il partecipante. L'evento ha un 25% di contenuti informativi e un 75% di momenti d'interazione

“La chiave sta nel networking, nel creare momenti di connessione e d’inclusione di tutta l’audience. Gli eventi più all’avanguardia si stanno concentrando sul design engagement. Via libera a format interattivi, coffee break con opzioni analcoliche, spazi pensati anche per le ‘minoranze’ come aree allattamento e soprattutto sitting flessibili: divanetti, poltroncine e allestimenti che favoriscono la relazione”.

“La parola d’ordine è personalizzazione dell’esperienza”, sostiene Dario Cherubino, regista di eventi e membro del Capitolo Italiano di SITE – Society of Incentive Travel Excellence -che da 15 anni si occupa di organizzare esperienze e attività speciali per la Meeting Industry.

Interaction designer e direttore creativo di Eclittica, i trend degli eventi del futuro sono high-tech senza perdere il suo lato umano
Dario Cherubino – Interaction Designer and Creative Director at Eclittica

“Il tema della personalizzazione – continua Dario – si intreccia con quello dei big data che consentono una profilazione sempre più precisa dell’utente per offrire contenuti realmente su misura. La tendenza è già quella di proporre break-out session e opzioni parallele rispetto ai panel principali, dove il partecipante sceglie a quale esperienza partecipare”.

L’evento del futuro è high-tech senza perdere il suo lato umano

Anche il lato tecnologico è di fondamentale importanza per l’organizzazione di un evento. Cosa ci riserva il 2020 in tema di tecnologia applicata alla Meeting Industry?

L’esperienza di assistere direttamente a un evento non potrà mai essere eguagliata da nessun altro tipo di partecipazione virtuale – spiega Dario. L’obiettivo è mettere insieme le persone. Non credo che il futuro degli eventi si baserà sulla realtà virtuale aumentata, che punta sull’effetto momentaneo di meraviglia”.

Tecnologie e software diversi, combinati tra loro, daranno vita a nuovi strumenti tutto in uno che miglioreranno l’organizzazione e la fruizione dell’evento. Attualmente, ad esempio, esistono dei bracciali dotati di sensori che permettono di tracciare i movimenti del relatore che si muove sul palco e gestire così le luci in modo intelligente”.

È della stessa idea Julius Solaris: “C’è l’esigenza di fare esperienze offline, la realtà virtuale aumentata non sarà il futuro. Il micro mapping invece può essere una buona scelta, perché anima l’evento e aumenta la realtà in un senso fantastico, catturando l’attenzione delle persone in modo profondo”.

Alessia sostiene che la tecnologia sarà fondamentale anche per raccogliere i feedback post evento. “Attraverso il riconoscimento facciale, misureremo in tempo reale e in modo più autentico e meno invasivo il sentiment dei partecipanti. Inoltre, grazie allo sviluppo di applicazioni in grado di migliorare il processo di ricerca della location, i planner risparmieranno tempo ed energie. Ma la vera innovazione sarà l’assistive technology, la tecnologia a favore dell’inclusione dei partecipanti con disabilità”.
Continua a seguire il nostro blog per scoprire le altre tendenze per l’industria degli eventi nel 2020. Nel prossimo post parleremo di creatività e comunicazione nell’era digitale,delle caratteristiche della location del futuro e delle destinazioni di punta.

Francesca Pallecchi
Redattrice

Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!

 

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