Eventi ECM e congressi medici: i 4 requisiti della location ideale

Un evento ECM è un corso di Educazione Continua in Medicina che consente al personale medico di aggiornare e migliorare le proprie competenze professionali. Ogni tre anni, ciascun professionista deve accumulare 150 crediti formativi per rispettare la normativa del Ministero della Salute.
Come si organizza un evento ECM? Ne parliamo con Antonello Di Fulvio di iDea Congress, Project Leader del Convegno Nazionale SIP, Società Italiana di Psichiatria, che dal 21 al 23 giugno 2019 si è tenuta presso il centro congressi alberghiero FH55 Grand Hotel Mediterraneo.

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Centro Congressi - Firenze - Evento ECM
Antonello di Fulvio – iDea Congress – Project Leader, Convegno Nazionale SIP

Come si organizza un evento ECM

Dal punto di vista burocratico, organizzare un evento ECM comporta una serie di pratiche in più rispetto a una qualsiasi altra tipologia di evento.
Possono organizzare corsi ECM solo i provider autorizzati, ovvero enti pubblici o privati iscritti all’Albo dei Provider ECM. Questa iscrizione certifica che il soggetto è in grado di occuparsi dell’accreditamento dell’evento, della predisposizione degli strumenti per le firme di frequenza, della correzione dei test, dell’attribuzione dei crediti formativi e del rilascio dell’attestato ai partecipanti.
Il provider si occupa anche della scelta dei formatori con curriculum idoneo, della creazione di un comitato scientifico e della ricerca di sponsor con cui stringere contratti che rispettino le regole ECM.

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Centro Congressi - Firenze - Evento ECM
Salone dei Continenti – Globo Centro Congressi, FH55 Grand Hotel Mediterraneo

Sessanta giorni prima dell’evento, il corso ECM va caricato sulla piattaforma dell’Agenzia Italiana del Farmaco, fornendo il programma scientifico e i nomi delle aziende sponsor. Trenta giorni prima invece, sulla piattaforma Age.na.s, insieme ai nomi dei relatori, l’indicazione della sede e degli obiettivi formativi.

Scegliere la location per un evento ECM: 4 requisiti fondamentali

Nella scelta della location dove organizzare un convegno medico-scientifico ECM, devono essere considerati sia i vincoli ministeriali, che quelli dei codici etici di Farmindustria e Assobiomedica, le due grandi associazioni di categoria che riuniscono la maggior parte delle aziende del settore sanitario.

1 – La destinazione: niente mare e montagna in alta stagione

Antonello Di Fulvio spiega: “Per quanto riguarda le destinazioni non sono ammessi né luoghi di mare durante il periodo estivo, da giugno a settembre, né di montagna, da giugno a settembre e da dicembre a marzo. Meglio scegliere una destinazione centrale e vicina a stazioni ferroviarie, autostrade e aeroporti, senza dimenticare la disponibilità di parcheggi. Firenze per il Convegno Nazionale SIP è stata una scelta strategica, perché è facilmente raggiungibile in treno da qualsiasi città italiana”.

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Centro Congressi - Firenze - Evento ECM

2 – No a location di charme e sì a centri congressi alberghieri

Anche nella scelta del tipo di location è fondamentale dare la priorità alla finalità scientifico-formativa di un evento ECM: è buona norma lasciare in secondo piano gli aspetti turistico-ricreativi della struttura a vantaggio della capacità di accoglienza e funzionalità dei servizi.

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Centro Congressi - Firenze - Evento ECM

“Non è consentito organizzare un convegno con moduli ECM in dimore storiche o di charme, niente agriturismi, centri benessere, golf club, né hotel 5 stelle. Sono permessi invece alberghi fino a 4 stelle o centri congressi. Questo è uno dei motivi che ci spinge, ormai da diversi anni, a organizzare gli eventi che seguiamo a FH55 Grand Hotel Mediterraneo”, continua Antonello Di Fulvio.
Inoltre non è possibile proporre attività ludiche all’interno dell’evento: niente musei, cene di gala ed escursioni alla scoperta del territorio.

3 – Una location tutto in uno: centro congressi, albergo e ristorante

Per ottimizzare i tempi ed evitare lavoro extra, meglio privilegiare una location che, oltre alle sale congressuali, fornisca direttamente anche il pernottamento e i servizi di ristorazione adatti ad un congresso.
“Abbiamo scelto FH55 Grand Hotel Mediterraneo perché abbiamo tutto in un’unica struttura: centro congressi, parcheggio privato, camere, ristorante interno, ma anche un trattoria esterna, accanto all’albergo, che ci permette di organizzare delle cene al di fuori del centro congressi senza la necessità di spostare gli ospiti”.

4 – Visibilità sponsor: è d’obbligo un’area espositiva separata rispetto al convegno

Un altro elemento da considerare quando si organizza un evento ECM è accertarsi che la comunicazione dell’evento rispetti le regole imposte dai codici etici delle associazioni di categoria e dalla normativa ECM. I nomi degli sponsor e dei farmaci non possono apparire nel programma e nemmeno nell’aula dove è in corso il convegno scientifico.

location perfetta per eventi ECM - FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Firenze - spazi espositivi per eventi ecm
Hall – FH55 Grand Hotel Mediterraneo

“Qui a FH55 Grand Hotel Mediterraneo – continua Antonello – possiamo contare su una vasta hall, che viene appositamente adibita ad area espositiva per fini promozionali. Nello stesso spazio è allestito anche il coffee break, per questo gli sponsor sono sicuri di avere una grande visibilità”.

Sei alla ricerca di una location che rispetti i requisiti ministeriali per organizzare un convegno medico scientifico accreditato ECM? Scopri il nostro centro congressi alberghiero e contatta il nostro team!

 

Francesca Pallecchi
Redattrice

Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!

 

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