3 dritte per fidelizzare il tuo cliente e farti scegliere di nuovo per l’organizzazione del suo evento

Hai organizzato un evento per un tuo nuovo cliente e tutto è filato liscio. Adesso devi continuare a lavorare per fidelizzarlo: il tuo cliente deve arrivare a dire no alle altre offerte, perché si trova così bene con te che ha timore di cambiare.

Con questo post ti suggeriamo 3 dritte per fare in modo che il tuo cliente ti scelga ancora per l’organizzazione del suo evento.

Prendiamo in esame una nostra case history: l’organizzazione delle conferenze annuali di Pixel, istituto internazionale di istruzione e formazione, con oltre 15 anni di esperienza nella cooperazione internazionale e nella gestione di progetti europei.

Fidelizzare il tuo cliente è un'attività molto impegnativa
Centro Congressi Il Globo Firenze

Dal 2012 Pixel, ogni anno, sceglie di organizzare le 3 conferenze annuali presso FH Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi il Globo.

Perché? Vediamolo insieme.

1. Curare la relazione con il cliente e instaurare un rapporto di fiducia

Per riuscire a fidelizzare la clientela è fondamentale comprenderne i bisogni e capire come soddisfarli nel miglior modo possibile. Successivamente al primo evento, devi riuscire a capire quali siano gli aspetti più importanti e quali quelli meno influenti nella relazione con il tuo cliente.

Devi proporre un servizio sempre più customizzato e correggere eventuali difformità in relazione alle sue aspettative. Un altro aspetto basilare riguarda la qualità effettiva dei prodotti e servizi offerti: è necessario garantire quanto si promette.

“La nostra clientela ritorna. Le schede feedback sono solo un punto di partenza per avere un quadro sull’opinione del cliente – sostiene Ilaria Tarchi, responsabile dell’ufficio Mice del Centro Congressi il Globo. Ciò che fa davvero la differenza è l’ascolto, il contatto costante, prima e dopo l’evento, per costruire una relazione solida con il cliente. Coccolarlo ed essere trasparenti sono azioni prioritarie per stabilire uno stretto rapporto di fiducia. Questo è il valore aggiunto del nostro modo di lavorare”.

Ilaria Tarchi ci spiega come fidelizzare il tuo cliente per l'organizzazione di un evento
Ilaria Tarchi – Responsabile Ufficio MICE

Devi cercare di diventare il braccio destro di ogni tuo cliente in modo che lui possa fidarsi di te ad occhi chiusi e questo lo puoi ottenere solo con professionalità, affidabilità e qualità del servizio.
Lorenzo Martellini, coordinatore delle iniziative di cooperazione internazionale di Pixel afferma: “Da 5 anni Ilaria Tarchi è la referente con la quale mi interfaccio per l’organizzazione degli eventi della mia azienda; è il mio punto di riferimento per qualsiasi esigenza. Posso dire che la comprensione ed il rispetto reciproci sono una garanzia del successo dell’evento. Per me è fondamentale sapere che posso contare sul gioco di squadra di tutto il personale di FH Hotels Centro Congressi il Globo per risolvere insieme eventuali imprevisti. Questo mi fa sentire tranquillo e protetto”.

Il Centro Congressi Il Globo ha acquisito una grande fiducia da parte dei clienti

2. Flessibilità: capire e soddisfare le aspettative del tuo cliente con versatilità

Il mondo della meeting industry sta evolvendo rapidamente. Di pari passo, anche le richieste del tuo cliente diventano sempre più particolari e anche tu dovrai adattarti e modificare giornalmente strategie, servizi e modalità di risposta. Una strategia di fidelizzazione vincente deve essere in grado di rispondere efficacemente alle esigenze di personalizzazione.

Flessibilità è la parola chiave.

Il tuo cliente vuole un servizio flessibile, sia dal punto di vista temporale che nelle modalità di esecuzione dell’evento. Se non sei in grado di adattarti alle sue esigenze, il cliente si rivolgerà altrove.

“Per me è fondamentale avere fin da subito, una flessibilità in termini di prenotazione delle sale – continua Lorenzo Martellini – perché solo a ridosso dell’evento riesco a sapere il numero effettivo dei partecipanti e quindi quello delle sale meeting di cui avrò bisogno. Al Centro Congressi il Globo mi è concessa questa ampia versatilità e questo agevola molto il mio lavoro e mi consente, a mia volta, di essere flessibile con gli ospiti. Se non avessi questa possibilità, non riuscirei a gestire in modo ottimale l’evento”.

Evento PIXEL ottimamente riuscito al Centro Congressi Il GLobo Firenze
Lorenzo Martellini – Project Manager – PIXEL Associazione

3. Dai al cliente più di quello che si aspetta

Oltre a professionalità, fiducia e flessibilità, il tuo cliente può essere ulteriormente soddisfatto e quindi fidelizzato, se riesci ad anticiparne le esigenze. Devi creare un vantaggio effettivo per il tuo cliente. Ci sono diversi modi per raggiungere tale scopo, vediamone alcuni:

Crea dei programmi fedeltà. Riserva al tuo cliente un trattamento speciale, ad esempio concedendogli in anticipo la disponibilità di scegliere e opzionare più date per l’organizzazione del suo evento. Questo è particolarmente indicato per le aziende come Pixel, che organizzano più di un evento all’anno;

Stupisci il tuo cliente con offerte speciali e tariffe scontate riservate all’organizzazione del suo evento in alcuni periodi specifici dell’anno;

Comunica periodicamente notizie utili, inerenti evoluzioni o aggiornamenti di settore che possono interessarlo.

Vogliamo però chiudere con il valore che consideriamo più importante per superare le aspettative del cliente: le persone.

Gli eventi in fondo sono organizzati da persone per altre persone. Per questo crediamo che il valore umano, più di ogni altra strategia commerciale, possa contribuire in modo determinante, non solo al successo dell’evento stesso, ma anche alla fidelizzazione del cliente.

“Al termine dell’evento – conclude Lorenzo Martellini – mi porto a casa la sensazione di aver lavorato bene insieme. Al successo difficilmente si arriva da soli ed il gioco di squadra è importante perché semplifica tutto il processo organizzativo. Da Ilaria ai facchini, tutti hanno sempre collaborato con il sorriso alla riuscita dell’evento”.

 

Francesca Pallecchi
Redattrice

Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!

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