Come diventare event planner: muovere i primi passi

Se hai l’attitudine ad organizzare feste e ti piace pianificare nel dettaglio ogni attività, forse hai la stoffa per diventare event planner. Ma da dove partire?

Ne parliamo con Adele Varrecchione, event planner di FH Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi il Globo, dove ha iniziato a lavorare 8 anni fa attraverso uno stage.

Adele racconta: “Dopo una laurea magistrale in archeologia e un master in management dei beni culturali e organizzazione eventi, ho iniziato uno stage retribuito di 4 mesi al Centro Congressi il Globo, al quale è seguito un contratto di apprendistato e poi un indeterminato.”

Organizzare un evento è complesso. Preparazione e studio sono importanti quanto l’esperienza sul campo e una certa predisposizione naturale.

La formazione per diventare event planner

Esistono una miriade di corsi universitari, master post laurea e percorsi professionalizzanti.

Ecco qualche consiglio per orientarti nella scelta:

• Studia la trasversalità del piano formativo. Organizzare eventi implica una variegata attività e, di conseguenza, molte capacità: da attività di marketing e comunicazione alla progettazione, fino alla rendicontazione del budget.
• Documentati sul curriculum dei docenti. Spulcia il loro profilo LinkedIn, analizza l’importanza dei progetti ai quali hanno collaborato e il calibro delle aziende dove lavorano. E sui social come sono messi?
• Chiedi la lista delle aziende partner. Per capire se possono offrirti un percorso di stage di alto profilo, valuta come si presentano sul web, se hanno progetti interessanti e gli eventi organizzati in passato;
• Entra in contatto con gli ex studenti. Chi meglio di loro può darti pareri sulla qualità dell’ente, dei docenti e del piano formativo?

Lo stage in azienda: quando è davvero un trampolino di lancio?

Il tirocinio è il ponte principale verso il mondo del lavoro: ti permette di acquisire una formazione pratica e misurare sul campo le tue competenze.

Quando e in che modo l’esperienza di stage diventa professionalizzante?

Senza entrare nel merito delle tipologie di tirocinio e delle legislazioni in materia, ecco qualche linea guida per aiutarti a capire quando il tirocinio è impostato in modo da aggiungere un reale valore alla tua esperienza:

• Concretezza. Ti deve essere data l’opportunità di seguire un percorso formativo accurato e con obiettivi specifici; anche la durata deve essere adeguata al progetto (e non superiore a 6 mesi);
• Un tutor deve seguire passo per passo la tua formazione, supervisionare le tue attività, valutare il raggiungimento degli obiettivi ed eventualmente supportarti nel correggere il tiro;
• Devi avere la possibilità di metterti in gioco. L’azienda ti deve permettere di entrare nel vivo del progetto e farti partecipare, con le tue idee e abilità, alla sua realizzazione. Hai il diritto di sbagliare per imparare dai tuoi errori.

Non dimentichiamo uno degli aspetti più importanti: il rimborso spese deve essere adeguato a coprire le spese di vitto, alloggio e trasporti e commisurato alla tua età e competenze.

Adele, come hai vissuto questa esperienza di stage al Centro Congressi il Globo?

“Partivo un po’ sfiduciata a causa di un’altra esperienza in cui mi ero impegnata molto e dove non sono stata confermata. Qui mi sono ricreduta: mi hanno proposto uno stage retribuito e fin dall’inizio mi sono sentita importante. Mi hanno coinvolta nelle attività e incoraggiata ad una progressiva autonomia. Percepire che il mio tutor, il direttore, aveva fiducia in me, è stato fondamentale per far sbocciare quella sicurezza che avevo dentro.”

Ti hanno dato la possibilità di metterti in gioco?

“Questa è un’azienda che crede molto nel valore delle persone. Entrata da pochi giorni, ricordo che sono stata subito coinvolta nella gestione di un’importante convention. Ero nella hall e il referente dell’evento mi ha chiesto delle informazioni sulle sale. Io, che non mi ero occupata della progettazione dell’evento, senza mostrare esitazioni ho risposto che avrei controllato: al di là delle competenze professionali, avere sangue freddo e risposta pronta sono doti fondamentali per questo lavoro.”

Questo introduce un altro punto fondamentale: quali sono le caratteristiche che un organizzatore di eventi dovrebbe avere?

Le attitudini personali dell’event planner

Adele sostiene: “L’entusiasmo e la passione, sono i veri motori che permettono di fare la differenza e resistere a ritmi di lavoro stressanti. Se non ti piace ciò che fai, rischi di soccombere sotto il peso della tensione”.

Vediamo insieme ad Adele le caratteristiche del perfetto organizzatore di eventi:

• Flessibilità: dal momento che le tue attività e i tuoi orari dipendono dall’evento, devi essere flessibile e disponibile a lavorare nei giorni festivi o di sera;
• Capacità di ascolto ed empatia: immedesimati nei panni del tuo cliente. Se riesci a percepire le sue esigenze e preoccupazioni in relazione all’evento, puoi davvero costruire un approccio personale e mai seriale;
• Onestà: essere sinceri paga sempre. Non creare false aspettative, mostra concretamente al cliente cosa può essere fatto e cosa no, proponendo magari soluzioni alternative e più congeniali all’evento e alla sua idea;
• Alta resistenza allo stress: se sei capace di gestire la tua ansia e quella del committente l’evento sarà un successo!
• Problem solving: con un po’ di sangue freddo, spirito di inventiva (e tanta determinazione) puoi trovare soluzioni a imprevisti e problemi senza andare nel panico;
• Saper lavorare in squadra: non sei un battitore libero. In un evento tutti devono collaborare per raggiungere l’obiettivo e tu devi tenere le fila di tutto quello che succede;
• Creatività: pensa fuori dagli schemi. Avere una mente aperta ti permette di trovare nuove soluzioni.

Adele conclude: “L’esperienza di stage al Centro Congressi il Globo è stata formativa a livello umano, professionale ed etico: è stato il momento in cui la ragazzina titubante si è trasformata in donna determinata.Oggi, dopo 8 anni, nonostante gli innumerevoli eventi che ho organizzato, quando il cliente mi ringrazia, riesco ancora a commuovermi ed emozionarmi come fosse il primo evento. È questo che auguro alle giovani leve: non smettete mai di mettere il cuore nelle cose che fate, perché lo human touch è ciò che davvero vi porterà a fare un ottimo lavoro.”

Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!