Quante volte per un cliente hai fatto un sopralluogo in una location che sembrava perfetta? A parità di spazi e atmosfera, cosa ti ha spinto a scegliere una sede piuttosto che un’altra?
Dei molteplici fattori da considerare per la scelta della giusta location dove organizzare l’evento del tuo cliente, ne abbiamo già parlato. Oggi vogliamo approfondire l’importanza di contornarti di partner capaci di capire davvero le richieste del tuo cliente e rispondervi al meglio.
Come sai, organizzare un evento è come dirigere un’orchestra: ogni nota deve essere in armonia con la musica. E se la location e le persone coinvolte durante lo svolgimento dell’evento non fossero in grado di seguirlo come ti aspettavi?
Dietro le quinte di un evento ben riuscito: le persone
Qualità e professionalità sono importantissime, ma lo sono altrettanto le doti umane. Ascolto, empatia, trasparenza e capacità di entrare in sintonia con te e con il tuo cliente, sono le qualità che i tuoi partner devono avere.
Vogliamo presentarti il nostro staff per farti capire cosa succede prima, durante e dopo un importante evento a FH Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi Il Globo.
Chi sono le persone che potrebbero prendersi cura dell’evento del tuo cliente?
1. Condividi carico di lavoro e stress con lo staff della location scelta
L’organizzazione del tuo evento prevede un grande lavoro dietro le quinte che inizia mesi prima, dove tutto deve essere pianificatonel dettaglio senza farti sfuggire niente. Come fare? Scegliere una location dove puoi instaurare un rapporto di fiducia con il personale, potrebbe aiutarti a delegare parte del controllo dell’evento, alleggerendoti carico di lavoro e stress.
Ne parliamo con Ilaria Tarchi, una vita professionale costellata di esperienze importanti nel settore turistico-alberghiero e da sei anni responsabile dell’ufficio Mice di FH Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi il Globo. Persona di grande energia, Ilaria, quando non lavora, ama cucinare, andare all’opera e viaggiare.
“Cosa si aspettano i clienti che organizzano eventi da noi? La sicurezza di non avere problemi e soluzioni facili e veloci – sostiene Ilaria. Per prima cosa ascolto il cliente, cerco di capire di che cosa ha bisogno e quali sono le sue aspettative: per me è fondamentale fargli capire che i suoi problemi in relazione all’evento, diventano di tutto il nostro staff, che li risolve senza che questo comporti una sua fonte di stress”.
Ilaria continua: “Lavoriamo unendo cura e qualità dei servizi al fattore umano: ci prendiamo cura non solo dell’evento, ma anche delle persone coinvolte, dal cliente al referente del congresso fino agli ospiti. D’altronde a chi non piace sentirsi un po’ coccolato? È anche per questo che i nostri clienti ritornano”.
Contare sulla capacità dei tuoi partner di risolvere problemi è fondamentale per la riuscita dell’evento.
“Del mio lavoro, mi piace il fatto che ogni giorno mi pone davanti a nuove sfide. Non diciamo mai di no e possiamo elaborare un piano B con velocità. Una volta, durante Pitti Uomo, ci hanno chiesto senza preavviso, di montare una tendostruttura fuori dal centro congressi per il giorno successivo: una missione quasi impossibile! Io e la mia collega, Adele Varrecchione, grazie anche al grande gioco di squadra con tutti gli altri reparti, alle 3 di mattina abbiamo assistito al termine del montaggio. Alla fine di un evento, ad ogni grazie e sorriso del cliente, vengo ripagata di tutta la fatica e faccio il pieno di energie per affrontare l’evento successivo con entusiasmo”.
2. Lo chef e la proposta enogastronomica: quando si mangia bene la riuscita dell’evento è già a metà
Il modo migliore per ricaricare l’attenzione dei congressisti prima di proseguire un’intensa giornata, è concedergli una deliziosa pausa. Al di là delle varie tipologie di menù e format, l’offerta enogastronomica deve essere di qualità.
In Italia il cibo è un must e non di rado le persone giudicano la riuscita di un evento da come e cosa hanno mangiato.
Andrea Ragoni da 12 anni è lo chef di FH Hotels Grand Hotel Mediterraneo – Centro Congressi Il Globo e quando non è tra pentole e fornelli, si dedica alla lettura, gioca a basket e quando può monta in sella alla sua bicicletta.
“Alle 7 di mattina sono già in cucina – racconta Andrea – controllo l’arrivo dei prodotti, che scelgo in prima persona, poi inizio a organizzare tutto ciò che è necessario per la preparazione dei piatti. La mia cucina attinge alla tradizione italiana e toscana: abbino un’attenta ricerca di materie prime di qualità, all’utilizzo di tecniche di cottura e conservazione che preservano i valori nutritivi del cibo”.
Andrea continua: “Avere una struttura flessibile e un team molto affiatato, è il nostro valore aggiunto, che ci mette in condizione di far fronte a qualsiasi esigenza, anche a imprevisti dell’ultimo minuto. Capita, ad esempio, che alcuni congressisti non comunichino in anticipo all’agenzia che organizza il congresso, intolleranze e preferenze alimentari. Ci siamo strutturati proprio per gestire anche questo tipo di richieste e riusciamo a deliziare, pur con poco anticipo, anche il palato di vegetariani, vegani, intolleranti al glutine e al lattosio”.
“Siamo aperti ad accontentare il cliente in tutte le sue necessità: per il Congresso Annuale di SIDAPA, il presidente Massimo Gola voleva essere sicuro di fare bella figura con gli ospiti ed era dubbioso sulla scelta del menù della cena di gala, tra i due proposti. Quale soluzione migliore che fargli assaggiare tutti e 12 i piatti? Così abbiamo organizzato un cena di gala di prova. È anche capitato di cucinare il risotto espresso per 400 persone. Sì, ho proprio detto espresso, noi non usiamo quello precotto e la cottura era a puntino!”.
Vuoi saperne di più? Scopri il nostro Centro Congressi Alberghiero il Globo.
Redattrice
Tra un post e l’altro mi diletto con qualche concertino, un buon libro e un pizzico di meditazione. Ma niente mi rende più felice di viaggiare per il mondo zaino in spalla. Il mio motto è: l’importante è partire!
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